A kommunikációs beszerzések etikus és fenntartható eljárása

Mi az a Fairtender?

Az elmúlt években jelentkezett munkaerőhiány korábban nem tapasztalt mértékű bérszínvonal és egyéb költségnövekedést okozott a kommunikációs piacon is.

Annak érdekében, hogy ez a jelentős növekedés ne okozzon ilyen mértékű emelkedést a kommunikációs szolgáltatások árszínvonalában, racionalizálni kell a megrendelők és a kommunikációs ügynökségek együttműködését. A feleslegesen felhasznált munkaidő nagyságrendi csökkentésével enyhíthető az áremelkedés mértéke.

Ehhez a megrendelők és az ügynökségek összefogására van szükség.

Mi a célja a Fairtendernek?

A Fairtender célja, hogy egy 10 pontos iránymutatással a teljes kommunikációs szakma egységes eljárást kövessen a pályáztatások során. Ezen, etikus beszerzési eljárásban részt vevő cégek számára, a goodwill-en túl, a kezdeményezés hosszútávú hozadéka, hogy a felesleges erőforrás-ráfordítások kiküszöbölésével növekszik a megrendelt munkák minősége és az árszínvonalra is pozitív hatást gyakorol.

A Fairtender 10 pontja

Az alábbi 10 pont betartását javasoljuk kommunikációs tender kiírásakor:

1. A pályázaton indulók száma publikus

A pályázónak joga van tudni, hogy hány % eséllyel fektet be egy minimum 100 munkaórát igénylő tenderbe. Ha kicsi a tender győzelmének esélye, megvan a döntési lehetősége a résztvétel kapcsán.

2. Referencia (RFI) korlátlan számú cégtől is bekérhető, de a feladaton (RFP) már csak maximum 4 ügynökség dolgozik

A bemutatkozó anyagok testreszabása relatíve kevés munkával jár a teljes pályázat kidolgozásához képest. A piac megismerését követően, a 4 legalkalmasabb ügynökség megfelelő kiválasztása az ügyfél felelőssége. Ha a top 4 ügynökség nem hozza a megfelelő megoldást, akkor valószínűleg a brief vagy a módszertan nem volt megfelelő.

3. Személyes -1 to 1- brief a szakterülettel

Az írásos, kidolgozott briefen túl a megrendelő érdeke is, hogy személyesen is megossza szándékát, célját, érzéseit és szempontjait a feladatról. A megrendelő akár évek óta az adott területtel foglalkozik, az ügynökség munkatársai azonban a brief időpontjában még nem feltétlenül szakemberei az iparágnak. A személyes beszélgetés közelebb visz a probléma megértéséhez és a megfelelő megoldás megtalálásához.
Az ügynökségek csapatonként átlagosan 100-100 órát dolgoznak egy pályázaton, így elvárható, hogy a felelős vezető döntéshozó megrendelő is szánjon 1-1 órát a feladat bemutatására.

4. Személyes prezentáció

Az írásos, kidolgozott ajánlatok befogadásán túl a megrendelő érdeke is, hogy személyesen is megismerje az ügynökség gondolatait a projektjéről. A személyes prezentáció közelebb visz a kreatív gondolat megértéséhez és a problémára adott legjobb megoldás kiválasztásához.
Az ügynökségek csapatonként átlagosan 100-100 órát dolgoznak egy pályázaton, így elvárható, hogy a felelős vezető döntéshozó megrendelő is szánjon 1-1 órát a munkák személyes meghallgatására.

5. A budget elengedhetetlen része a briefnek

A költségvetési keret ismeretének a hiánya nem javítja a munkák minőségét, csupán dupla munkát eredményez. A cél eléréséhez ismerni kell a rendelkezésre álló erőforrásokat és ehhez kell tervezni a megfelelő léptékű választ. E nélkül minden befektetett munka kidobott pénz.

6. A tender folyamatának részletes ismertetése: A tender célja, körök száma, elbírálási szempontok, timing

A hatékony munkavégzés alapfeltétele, hogy minél jobban ismerje meg a pályázó az elvárásokat. Fontos továbbá, hogy legyen tisztában, mekkora fába vágja a fejszéjét, újabb, váratlan, nem tervezett körök kerüljenek előzetesen kizárásra vagy kompenzálásra.

7. Minimálisan 10-15 munkanap a pályázat kidolgozására

Szintén közös érdek, több idő, jobb eredmény. Komplex kampányok és nagyobb horderejű projektek esetén 15 munkanapnál rövidebb időt szánni a munkafolyamatra felelőtlenség. A tendermunka kidolgozása egymásra épülő munkafázisok eredménye. Ezeknek van egy megkerülhetetlen átfutási ideje. A brief megérkezését követően a bent lévő munkák újraallokálásra kerülnek és az új brief is kiosztásra kerül, majd legalább 2-3 körös ötletelést követően kezdődik a nyerő irányok kiválasztása és részletes kidolgozása. A kiválasztott irányokkal az ügynökség az alvállalkozókat briefeli. Az ő ajánlataik beérkezését követően készülnek el a kreatív anyagok és az árajánlat.
Egyszerűbb projekteknél és közös megegyezés alapján ez a határidő 10 munkanap is lehet.

8. Kölcsönös nyilatkozat aláírása a titoktartásról és a létrejövő szellemi termékek felhasználásáról

A korábbi, jogilag szabályozatlan kreatív tender kapcsolat helyett, kiemelt kérdés ezen folyamat jogviszonnyá formálása. A hatékony munkavégzés alapfeltétele, hogy minél jobban ismerje meg a pályázó az elvárásokat. Fontos továbbá, hogy legyen tisztában, mekkora fába vágja a fejszéjét, újabb, váratlan, nem tervezett körök kerüljenek előzetesen kizárásra vagy kompenzálásra.

9. Kötelező megrendelői szerződéstervezet esetén, a kiírás részeként a pályázó megismerheti és véleményezheti a tervezetet

Mindkét fél számára zsákutca helyzetet teremt, ha egy hosszú munkafolyamat végén derül ki, hogy a megbízói szerződéstervezet az ügynökség számára nem elfogadható elemeket tartalmaz.

10. A vesztes pályázók számára is részletes szakmai értékelés jár.

Annak ellenére, hogy nem ők lesznek a befutók, jelentős erőforrásokat áldoztak a projekt érdekében, ezért jogos igényük, hogy tudjanak fejlődni, és a következő megmérettetésre megismerjék a sikertelnségük okait és a döntés szakmai hátterét.
Ez megnyugtatóan is hat és elejét veszi a pályázattal kapcsolatos rosszhiszemű pletykáknak.

Csatlakozz te is!

Amennyiben megrendelőként vagy ügynökségként egyetértesz a Fairtenderrel csatlakozz te is hozzánk! Az alábbi űrlapot kitöltve és szervezeted logóját feltöltve jelentkezz, mi pedig visszaigazoljuk ezt és felkerültök az oldalunkra is.

Az űrlap kitöltésével ezennel jelentkezem az általam képviselt cég nevében a Fairtendert támogató szervezetek közé és elfogadom, hogy cégem logója az oldalon megjelenjen.

Csatlakozott szervezetek

Az alábbi szervezetek egyetértenek és támogatják a Fairtender 10 pontját

© Fairtender developed by